Tunnit talteen Togglilla

Luovan ja liikkuvan työn tekijää on turha seurata kellokortilla. Näin me Morganissa pysymme kärryillä ajankäytöstämme.

Mitä kaikkea sait eilen aikaan? Entä viime kuussa? Oman ajan hallinta on elintärkeää luovan työn tekijöille, olipa kyse sitten yrittäjästä tai työntekijästä. Olettamukset ajankäytön tehokkuudesta ovat joskus hyvin kaukana totuudesta, mutta onneksi tähänkin vaivaan on olemassa sovellus.

Emme olleet ensikertalaisia tuntikirjausjärjestelmän hankinnassa, sillä Mantrassa käytettiin aikaisemmin Harvestia ja 7amissa Teamworkia. Kun tammikuussa firmat yhdistyivät Morganiksi, päätimme ottaa käyttöön molemmille uuden tuttavuuden, Toggl-tuntikirjausjärjestelmän. Erityisesti hyvä työpöytäsovellus ja monipuoliset, visuaaliset raportit nostivat Togglin listan kärkeen.

Kuluneet kuukaudet ovat opettaneet meitä mm. lyhentämään palavereita, antamaan tarkempia tarjouksia ja nopeuttamaan laskutustamme. Tässä artikkelissa koetan raapaista hieman pintaa, miten ajankäyttöä kannattaa seurata Togglilla.

Näin käytät Togglia – viisi vinkkiä

1. Aloita syöttämällä asiakkaat ja projektit

Käytä ensimmäiset puoli tuntia Togglissa oman työtilasi järjestelemiseen. Syötä ensin asiakkaittesi nimet ja luo sitten näille projekteja. Näin järjestelmä on valmis vastaanottamaan yksittäisiä aikamerkintöjä oikeiden projektien ja asiakkaiden alle. Jos perustat Togglia tiimille, muista tehdä projekteista julkisia, jotta kaikki jäsenet voivat tehdä aikamerkintöjä niihin.

2. Nimeä aikamerkinnät huolellisesti

Muinainen prosessiteollisuuden sananlasku, ”Skeidaa sisään, skeidaa ulos”, pätee myös tuntikirjauksiin. Aikamerkintöjen laatu ratkaisee, auttavatko Togglin raportit sinua tekemään yhtään fiksummin bisnestä. Kolme varttia ”Yleistä säätöä”, joka ei ole kohdistettu yhteenkään projektiin tai asiakkaaseen, ei taatusti opeta ajanhallinnasta mitään. Kun nimeät aikamerkinnät niin, että ne voisi siirtää sellaisenaan riviksi asiakkaan laskulle, ymmärrät itsekin enemmän ajankäytöstäsi.

3. Tee Togglin käytöstä rutiini

Kun illalla huomaat etsiväsi Togglin punaista starttinappia sähköhammasharjasta, olet sopivasti koukussa. Itselläni kesti muutamia viikkoja ottaa Togglin käyttö tavaksi, mutta nykyisin avaan sen toimistolla ensimmäisenä joka aamu.

Jos kellon käynnistys unohtuu tai kirjaat työtunnit mieluummin päivän lopussa, aikamerkintöjen tehtailu ja muokkaus jälkikäteen onnistuu erittäin joustavasti. Puhelimen soidessa voi napsauttaa ”tyhjän” aikamerkinnän käyntiin ja täydentää aiheen ja asiakkaan vasta jälkikäteen.

Muista myös, että Togglilla voi tallentaa ihan mitä tahansa. Jos siis kellotat sillä kodin remonttitunnit tai liikuntaharrastukset, totut nopeammin käyttämään sitä työssäsikin.

4. Päätä kuinka tarkasti kirjaat tunnit

Toggl ei ymmärrä multitaskingia, joten kelloa voi pitää käynnissä vain yhdelle aikamerkinnälle kerrallaan. Omat työpäiväni asiakasvastaavana, projektipäällikkönä ja luovana suunnittelijana ovat monesti niin rikkonaisia, että 7,5 tunnin päivästä jää haaviin vain 5,5 tunnin edestä aikamerkintöjä. Nukun kuitenkin yöni hyvin tietäen, että olen tehnyt töitä puuttuvatkin tunnit. Jokaista sähköpostia, some-kanavan tarkistusta tai työkaverin kanssa käytyä keskustelua ei vain ole mielekästä kirjata. Tai on, jos pelkäät olevasi some-koukussa.

5. Tallenna myös sisäinen ajankäyttö

Luo Togglissa yrityksellesi (tai itsellesi, jos olet freelancer) projekteja, kuten Tuotekehitys, Myynti, Tiedonhaku ja Hallinto. Tuntikirjaukset paljastavat pitkässä juoksussa mm. sen, mitä uuden kaupan saaminen todella maksaa ja junnataanko palavereissa liikaa. Jos käytät maksullista versiota, mahdollisuus merkitä laskutettavat työtunnit erikseen kertoo kaunistelematta totuuden asiakastyön ja tukitoimintojen välisestä suhteesta. Katso Pölli tästä -blogista esimerkki, miten yksityisyrittäjä Jari Parantaisen ajankäyttö jakautui.

Sovellukset

Verkkopalvelu

Togglin käyttö aloitetaan selainpohjaisella käyttöliittymällä. Aikamerkintöjä voi tallentaa myös täällä, mutta mielestäni sovellukset ovat kätevämpiä siihen. Poikkean Togglin palvelussa siis vain silloin, kun lisään uusia asiakkaita tai haluan tarkastella ajankäyttöä.

Raportteja voi koostaa mm. henkilön, projektin, asiakkaan tai ajanjakson perusteella. Esimerkiksi laskutettavien tuntien kerääminen kuukauden lopussa sujuu muutamalla klikkauksella.

Työpöytä- ja mobiilisovellus

toggl-morgan

Tietokoneen ääressä istujalle paras tapa tehdä aikamerkintöjä on pitää Togglin työpöytäsovellus (Mac, Windows, Linux) jatkuvasti avoinna omassa ikkunassaan. Liikkuvan työn tekijälle on puolestaan saatavilla mobiilisovellus (iOS, Android). Sovellukset ovat synkassa, joten tietokoneella aloitetun aikamerkinnän voi päättää kännykällä ja päinvastoin. Aikamerkintöjen teko onnistuu myös lentokonetilassa.

Chrome-lisäosa

Toggl Buttonilla aikamerkintöjä voi käynnistellä yhteensopivista verkkopalveluista, kuten Basecampista, Trellosta, Githubista ja Google Drivestä. Itselläni oli vaikeuksia saada ajastin toimimaan Trellossa, joten olen tyytynyt käyttämään työpöytäsovellusta.

Maksullisen version edut

Ilmaisversio riittää hyvin alkuun. Togglista on saatavilla lisäksi kolme maksullista versiota: Pro, Pro Plus ja Business. Me Morganissa olemme tulleet hyvin toimeen 9 dollaria kuussa maksavalla Prolla, joka tuo mm. seuraavat hyödylliset lisätoiminnot:

  • tiimiin voi kuulua rajattomasti käyttäjiä (ilmaisversiossa max 5)
  • työtunneille voi asettaa hinnan
  • projektille voi asettaa tavoitetuntimäärän, jonka lähestyessä Toggl hälyttää
  • aikamerkintöjen vienti PDF-, Excel- tai CSV-muotoon

Morgan Digital auttaa yrityksiä digitalisoimaan liiketoimintaansa. Osana sisäisen viestinnän kehittämistä konsultoimme ja koulutamme työyhteisöjä käyttämään Togglin kaltaisia työkaluja. Kysy lisää Lars Rosenbladilta, p. 050 547 8940.